Коли бізнесу варто передати бухгалтерію на аутсорсинг

Наприкінці місяця власник компанії знову збирає документи: акт залишився в листуванні менеджера, постачальник не надіслав накладну, а призначення одного з платежів ніхто не пам’ятає. На пошук і уточнення йде кілька годин. Роботу з клієнтами доводиться відкладати.

Знайома ситуація ще не означає, що компанії негайно потрібен інший бухгалтер. Спершу слід зрозуміти, чому вона повторюється. Можливо, працівники не знають, куди надсилати документи. Або кількість операцій зросла, а часу на їх опрацювання залишилося стільки ж.

Аутсорсинг допомагає організувати бухгалтерську роботу, якщо сторони домовилися, хто що робить. Без цього навіть досвідчений фахівець чекатиме на інформацію, яку йому забули передати.

Момент, коли самостійного ведення справ стає недостатньо

На початку підприємець часто знає кожну операцію: кому виставив рахунок, хто оплатив і який документ ще потрібно отримати. Коли замовлень більшає, утримувати все в пам’яті складніше.

Припустімо, магазин додає до власного сайту продажі через маркетплейс. З’являються комісії майданчика, повернення товарів і виплати, які надходять пізніше за дату замовлення. Щоб пояснити окрему суму в банківській виписці, треба переглянути кілька джерел.

В іншого бізнесу проблема може виникнути після наймання працівників. До рахунків і оплат додаються кадрові документи та розрахунок зарплати. Власник продовжує виконувати ці завдання між зустрічами, хоча вони вже потребують регулярної уваги.

Оцінити навантаження можна без складних розрахунків. Протягом місяця записуйте, скільки часу витрачаєте на документи, платежі та запитання щодо обліку. Відзначайте справи, які довелося перенести. Так стане зрозуміло, які завдання потрібно передати і де достатньо змінити порядок роботи.

Перелік завдань для зовнішнього бухгалтера

Перш ніж просити розрахунок вартості, опишіть свою діяльність. Скільки працівників у компанії, як надходять оплати, чи є іноземні контрагенти, хто зараз збирає документи — ці відомості допоможуть виконавцю оцінити роботу.

Далі складіть перелік потрібних послуг. Наприклад:

• опрацювання документів і ведення обліку;
  
• підготовка та подання звітності;
  
• розрахунок заробітної плати;
  
• відповіді на запитання щодо нових операцій.

Обираючи бухгалтерські послуги⁠, окремо уточніть, хто виставлятиме рахунки, отримуватиме акти від контрагентів і перевірятиме, чи всі документи надійшли. Не залишайте ці завдання за загальною домовленістю «бухгалтер бере все на себе».

Якщо попередні періоди потребують перевірки або відновлення даних, обговоріть їх до початку співпраці. Виконавець має знати про незавершені справи, щоб оцінити строки й вартість.

Порівняння цін без прихованих відмінностей

Дві пропозиції з різною місячною оплатою можуть передбачати різну роботу. В одній враховано зарплату працівників і консультації, в іншій за них потрібно доплачувати. Тому порівнювати лише підсумкову суму незручно.

Надішліть кандидатам однаковий опис бізнесу та перелік завдань. Попросіть зазначити, що входить у вартість, а що оплачується окремо.

Корисно також обговорити найближчі плани. Якщо компанія готується найняти працівників чи запустити новий напрям, запитайте, як це вплине на оплату. Так ви зможете оцінити витрати після змін.

Зверніть увагу й на спілкування. Уточніть, хто працюватиме з вашими документами, коли можна очікувати відповіді та хто замінить фахівця під час його відсутності. Обіцянку «завжди бути на зв’язку» краще перетворити на зрозумілі домовленості.

Робота, яка залишається всередині компанії

Бухгалтер не завжди може встановити зміст операції за випискою або рахунком. Наприклад, клієнту повернули частину оплати. Причину знає менеджер, який погодив повернення, і саме він має передати пояснення разом із документами.

У невеликій команді зручно призначити одну людину, яка збирає матеріали та надсилає їх бухгалтеру. Це може бути власник, адміністратор або менеджер — залежно від того, як організована робота.

Домовтеся про спільне місце зберігання документів і графік їх передавання. Якщо один працівник надсилає файли електронною поштою, інший — у месенджері, а третій залишає паперові примірники в офісі, частину інформації легко пропустити.

Бухгалтер зі свого боку повідомляє, яких даних бракує. Компанія визначає, хто їх надасть. У такому порядку менше запитань залишаються без відповіді.

Початок співпраці та контроль результату

Перед передаванням справ зберіть наявні документи, раніше подану звітність і облікові дані. Узгодьте дату, з якої новий виконавець починає роботу. Незавершені питання запишіть окремо. Для кожного зазначте наступну дію та відповідального: отримати накладну, пояснити платіж, знайти договір. Це допоможе відрізнити старі проблеми від поточних завдань.

Надалі погодьте короткий регулярний звіт: що виконано, які документи ще потрібні та де необхідне рішення власника. Власнику не доведеться перевіряти кожну операцію, але він бачитиме стан роботи.

Передавати бухгалтерію доцільно, коли вона регулярно забирає час у керування компанією, а всередині бізнесу вже можна налагодити збирання інформації. Почніть із переліку завдань і відповідальних. Саме ці домовленості визначатимуть, наскільки зручною буде співпраця.