Когда бизнесу стоит передать бухгалтерский учет на аутсорсинг

В конце месяца владелец компании снова собирает документы: акт остался в переписке менеджера, поставщик не прислал накладную, а назначение одного из платежей никто не помнит. На поиск и уточнение уходит несколько часов. Работу с клиентами приходится откладывать.

Знакомая ситуация ещё не означает, что компании немедленно нужен другой бухгалтер. Сначала следует понять, почему она повторяется. Возможно, сотрудники не знают, куда отправлять документы. Или количество операций выросло, а времени на их обработку осталось столько же.

Аутсорсинг помогает организовать бухгалтерскую работу, если стороны договорились, кто что делает. Без этого даже опытный специалист будет ждать информацию, которую ему забыли передать.

Момент, когда самостоятельного ведения дел становится недостаточно

Вначале предприниматель часто знает каждую операцию: кому выставил счёт, кто оплатил и какой документ ещё нужно получить. Когда заказов становится больше, удерживать всё в памяти сложнее.

Предположим, магазин добавляет к собственному сайту продажи через маркетплейс. Появляются комиссии площадки, возвраты товаров и выплаты, которые поступают позже даты заказа. Чтобы объяснить отдельную сумму в банковской выписке, нужно просмотреть несколько источников.

У другого бизнеса проблема может возникнуть после найма сотрудников. К счетам и оплатам добавляются кадровые документы и расчёт зарплаты. Владелец продолжает выполнять эти задачи между встречами, хотя они уже требуют регулярного внимания.

Оценить нагрузку можно без сложных расчётов. В течение месяца записывайте, сколько времени тратите на документы, платежи и вопросы по учёту. Отмечайте дела, которые пришлось перенести. Так станет понятно, какие задачи нужно передать и где достаточно изменить порядок работы.

Перечень задач для внешнего бухгалтера

Прежде чем просить расчёт стоимости, опишите свою деятельность. Сколько сотрудников в компании, как поступают оплаты, есть ли иностранные контрагенты, кто сейчас собирает документы — эти сведения помогут исполнителю оценить работу.

Далее составьте перечень необходимых услуг. Например:

• обработка документов и ведение учёта;
  
• подготовка и подача отчётности;
  
• расчёт заработной платы;
  
• ответы на вопросы по новым операциям.

Выбирая бухгалтерские услуги⁠, отдельно уточните, кто будет выставлять счета, получать акты от контрагентов и проверять, все ли документы поступили. Не оставляйте эти задачи за общей договорённостью «бухгалтер берёт всё на себя».

Если предыдущие периоды требуют проверки или восстановления данных, обсудите их до начала сотрудничества. Исполнитель должен знать о незавершённых делах, чтобы оценить сроки и стоимость.

Сравнение цен без скрытых различий

Два предложения с разной месячной оплатой могут предусматривать разную работу. В одном учтены зарплата сотрудников и консультации, в другом за них нужно доплачивать. Поэтому сравнивать только итоговую сумму неудобно.

Отправьте кандидатам одинаковое описание бизнеса и перечень задач. Попросите указать, что входит в стоимость, а что оплачивается отдельно.

Полезно также обсудить ближайшие планы. Если компания готовится нанять сотрудников или запустить новое направление, спросите, как это повлияет на оплату. Так вы сможете оценить расходы после изменений.

Обратите внимание и на общение. Уточните, кто будет работать с вашими документами, когда можно ожидать ответа и кто заменит специалиста во время его отсутствия. Обещание «всегда быть на связи» лучше превратить в понятные договорённости.

Работа, которая остаётся внутри компании

Бухгалтер не всегда может установить содержание операции по выписке или счёту. Например, клиенту вернули часть оплаты. Причину знает менеджер, который согласовал возврат, и именно он должен передать объяснение вместе с документами.

В небольшой команде удобно назначить одного человека, который собирает материалы и отправляет их бухгалтеру. Это может быть владелец, администратор или менеджер — в зависимости от того, как организована работа.

Договоритесь об общем месте хранения документов и графике их передачи. Если один сотрудник отправляет файлы по электронной почте, другой — в мессенджере, а третий оставляет бумажные экземпляры в офисе, часть информации легко пропустить.

Бухгалтер со своей стороны сообщает, каких данных не хватает. Компания определяет, кто их предоставит. При таком порядке меньше вопросов остаются без ответа.

Начало сотрудничества и контроль результата

Перед передачей дел соберите имеющиеся документы, ранее поданную отчётность и учётные данные. Согласуйте дату, с которой новый исполнитель начинает работу. Незавершённые вопросы запишите отдельно. Для каждого укажите следующее действие и ответственного: получить накладную, объяснить платёж, найти договор. Это поможет отличить старые проблемы от текущих задач.

В дальнейшем согласуйте короткий регулярный отчёт: что выполнено, какие документы ещё нужны и где необходимо решение владельца. Владельцу не придётся проверять каждую операцию, но он будет видеть состояние работы.

Передавать бухгалтерию целесообразно, когда она регулярно отнимает время у управления компанией, а внутри бизнеса уже можно наладить сбор информации. Начните с перечня задач и ответственных. Именно эти договорённости будут определять, насколько удобным будет сотрудничество.