Работать так легко, когда есть HRIS

Вы работаете в HR-отделе компании? Ваши дни наполнены бесконечными запросами на отпуск, вопросами о зарплате, согласованием графиков и подготовкой отчетности? 

Весь этот поток работы отнимает время и энергию, которые можно было бы направить на развитие команды. Однако с HRIS (Human Resource Information System) ситуация кардинально меняется: вместо путаницы – упорядоченность, вместо повторяющейся работы – стратегический подход.

Что же такое HRIS и почему это необходимость?

HRIS – это не просто база данных для хранения информации о сотрудниках. Это комплексная система, которая автоматизирует HR-процессы, делает их прозрачными и доступными. Она объединяет управление персоналом, контроль рабочего времени, отпусков, зарплат и даже адаптацию новичков.

Как выглядит работа без HRIS:

1. Приходится тратить время на поиск файлов и обновление таблиц.
2. Рутинные задачи отнимают часы, которые можно было бы использовать на стратегические инициативы.
3. Сотрудники постоянно обращаются с одинаковыми вопросами, что создает лишнюю нагрузку.

С HRIS эти запросы решаются автоматически. Достаточно нескольких кликов, чтобы получить доступ к нужным данным.

Как HRIS меняет работу HR-отдела

1. Автоматизация стандартных процессов

HRIS берет на себя ведение табелей рабочего времени, учет больничных и отпусков, расчет зарплат и бонусов. Вместо ручных расчетов и бесконечных Excel-таблиц – автоматизированные решения, исключающие человеческий фактор и ошибки.

2. Доступность данных в реальном времени

Вместо того чтобы листать десятки файлов, HR-менеджер может быстро найти нужную информацию в системе. Это значительно сокращает время на обработку запросов и создание отчетов.

3. Уменьшение нагрузки на HR-отдел

Многие вопросы, которые раньше поступали в HR, теперь сотрудники могут решить самостоятельно. Через HRIS они могут подать заявку на отпуск, проверить баланс дней отдыха или обновить свои персональные данные.

4. Упрощение адаптации новых сотрудников

Онбординг – одна из важнейших частей работы HR. HRIS дает возможность новичкам знакомиться с политиками компании, проходить обучающие модули и получать доступ к необходимой документации в одном месте.

5. Прозрачность и эффективность

HRIS собирает и анализирует данные, что позволяет руководству принимать решения на основе реальных показателей. Например, можно отслеживать уровень вовлеченности персонала, частоту больничных или эффективность работы отдельных команд.

Как выбрать и внедрить HRIS в компании

Если вы хотите уменьшить бумажную работу и рутину и автоматизировать ключевые HR-процессы, сделайте следующее:

• Оценка потребностей компании. Определите, какие процессы отнимают больше всего времени и какие проблемы нужно решить.
• Сравнение вариантов. На рынке есть много HRIS-систем – от простых до расширенных. Выберите ту, которая лучше всего соответствует требованиям вашей компании.
• Подготовка к внедрению. Перенесите данные, настройте доступы, протестируйте функциональность.
• Обучение команды. Покажите сотрудникам, как использовать HRIS, объясните преимущества и опровергните возможные страхи.
• Оценка эффективности. После внедрения оценивайте, как HRIS влияет на производительность HR-отдела и компании в целом.

В конце концов, HRIS – это то, что поможет HR-отделу работать эффективнее, а компании – развиваться быстрее.